¿Por qué es necesario un ERP para gestionar centros de formación?

El desarrollo tecnológico evidencia la necesidad de adaptación y aplicación de herramientas ERP para la gestión de los centros formativos.

Las llamadas herramientas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), han sido creadas por especialistas en tecnología y sistemas de la información y básicamente son softwares que permiten la integración de determinadas operaciones para la gerencia de una empresa que pretenden integrar todas las actividades y funciones de ésta sobre una única base de datos.

Un ERP tiene como objetivo facilitar la optimización de los procesos empresariales, permitir el acceso a toda la información en el modo adecuado y compartirla con todos los departamentos de la empresa. 

Los centros educativos no son sino empresas que, a menudo se encuentran con la problemática de que la mayoría de ERP del mercado no están adaptados a su modelo de negocio y sus necesidades específicas. Ante dicha disyuntiva, muchos son los centros que deciden adaptarse a la forma de trabajo de un ERP estándar. No obstante, existen hoy en día en el mercado ERP especialmente diseñados y concebidos para la gestión de centros docentes y academias, con las funcionalidades y peculiaridades particulares de dichos negocios.

Dichas funcionalidades deben cubrir tanto los aspectos administrativos del centro, como los académicos y comerciales. Así, las características y funcionalidades básicas que un ERP especializado en centros docentes debería cubrir son: 

  • Gestión administrativa: altas y bajas de alumnos (matrículas) y profesorado y demás personal de la empresa, emisión de facturas, adeudos, etc.
  • Gestión comercial: posibilidad de realizar seguimientos de peticiones de información y registros de acciones al respecto, envíos masivos de mails y SMS, etc.
  • Gestión académica: control de asistencias y clases impartidas, registro de notas y gestión de horarios.
  • Control de stock de materiales y servicios ofertados.
  • Adaptación y continua ampliación de funciones, corrección de bugs y adaptación a cambios legislativos y de otros tipos.

Con las nuevas tecnologías y las nuevas fórmulas de negocio online, se hace cada vez más patente la necesidad de introducir alguna solución de gestión ERP ya sea en versiones locales o sus respectivas en la nube, que aportan mayor movilidad y flexibilidad en la forma de trabajar de la empresa.

En resumen, la introducción de un software ERP para la gestión de centros docentes aporta agilidad y eficiencia a todos los aspectos del negocio. Sin duda una inversión en la optimización gestora a medio y largo plazo.