Mailing electrónico en aGora

aGora ofrece una potente herramienta comercial mediante su gestor de e-mails, que nos permite enviar correos electrónicos, tanto individualmente como en masa, a aquellos destinatarios que deseemos de nuestra base de datos.

aGora proporciona las herramientas para que puedas mantener una comunicación constante con tus alumnos, clientes y personal del centro, y una de las más importantes es el gestor de envío de emails. Nuestra aplicación permite que crees tantos diseños de email distintos como desees (conocidos en aGora como plantillas), de modo que siempre tengas un diseño de email preparado para poder enviarlo rápidamente a tantos destinatarios como desees

Creación de una cuenta de e-mail en aGora

Todas las ediciones de nuestro programa aGora cuentan con la posibilidad de gestionar el envío de correos electrónicos a personas de tu base de datos. Cualquier elemento de aGora que tenga al menos una dirección de correo electrónico (alumnos, clientes, personal del centro, proveedores, etc.) es elegible para poder enviarle correos a través de la aplicación.

El primer paso para poder realizar envíos de e-mails a través de la aplicación pasa, por supuesto, por configurar nuestra cuenta de correo en la aplicación. Para ello, accede al menú Comercial > E-mails > Administración de cuentas de e-mail. Allí, haz clic en el botón "+" para crear una nueva cuenta.

Primero el programa te pedirá que escojas el tipo de cuenta que estás intentando crear. El programa permite cualquier tipo de cuenta, pero tiene "atajos" para crear tres tipos concretos de cuenta: Gmail, Outlook (previamente conocido como Hotmail) y Yahoo. Al escoger uno de estos tres tipos de cuenta, el programa rellena la información de la cuenta con su configuración correspondiente, y solamente necesitarás indicar un nombre que darle a la cuenta (que será el remitente que verán los destinatarios, por lo que escoge sabiamente), el nombre de usuario con el que entras a la cuenta (en la mayoría de ocasiones, es la propia dirección de e-mail) y la clave de acceso.

Si tu cuenta es, en cambio, una cuenta particular corporativa provista por otro proveedor, necesitarás indicar que es "Otro tipo de cuenta". En este caso, dado que cada proveedor tiene su propia configuración necesaria, no podemos rellenar ninguno de los datos de la cuenta por defecto. El programa te solicitará la información necesaria para que configures la cuenta, información que te podrá proporcionar sin duda la compañia o servicio donde tengas hospedado el dominio de la cuenta de correo.

Sea como sea el caso, un paso adicional que pedirá en la creación de la cuenta es que indiques la disponibilidad de la cuenta: concretamente, quién podrá usar esa cuenta. Existen tres opciones: 1) que la cuenta sea pública, en cuyo caso todos los usuarios de la aplicación podrán escoger realizar envíos de e-mail con ella. 2) Que la cuenta esté asociada a un grupo de usuarios (de los que se definen en Gestión de Usuarios, como ya vimos en el primer aGora Workshop), en cuyo caso solamente podrá ser utilizada por usuarios asociados a ese grupo. Y 3) Que la cuenta esté asociada a un empleado concretamente, por lo que solamente podrá ser utilizada por ese personal cuando se autentifique en aGora. Asimismo, podrás escoger si la cuenta que estás creando será la que aparecerá por defecto a la hora de enviar un email, marcando la casilla correspondiente.

Envío de e-mails en aGora

Como hemos comentado anteriormente, puedes enviar e-mails desde cualquier ventana en la que alguno de los datos contenidos sea una dirección de correo electrónico, ya sea una ventana de listado normal y corriente, una ventana de consulta, una subventana en una ventana de Gestión avanzada, etc. Sea el caso que sea, para enviar el e-mail a los destinatarios deseados basta con que escojas del listado a aquellos a los que deseas hacer el envío (usando clics izquierdos de ratón mientras mantienes pulsada la tecla Ctrl del teclado para seleccionar registros individuales o la tecla Shift/Mayúsculas para escoger todos los registros entre los dos que has escogido).

Una vez hayas seleccionado todos los destinatarios deseados, haz clic derecho sobre alguno de ellos y escoge, del menú contextual que se te mostrará, la opción "Enviar mensaje (e-mail)".

Hecho esto, se te mostrará la ventana del gestor de correo propiamente dicho. Esta ventana es en cierto modo semejante a las mostradas en cualquier otro gestor de correo electrónico para realizar envios de e-mails.

En la ventana verás, en primer lugar, la cuenta de e-mail que has configurado para el envío de e-mails en aGora (si tienes varias, aparecerá aquella para la que hayas marcado la casilla indicando que era la cuenta predeterminada). Acto seguido podrás ver la lista de destinatarios que recibirán el e-mail que vas a mandar. Mediante los botones situados a la derecha de la lista, podrás añadir nuevos destinatarios (que apareciesen en la ventana desde la que hayas arrancado el envío de e-mails) o eliminar destinatarios si has cambiado de idea y no quieres que reciban el correo.

Más abajo podrás ver una casilla que puedes marcar si deseas que el programa envíe los e-mails con petición de confirmación de lectura; esto hará que cuando el destinatario lo reciba, se le pida que confirme si lo ha leído o no (y envíe esa confirmación a la dirección desde la que se le ha enviado el correo, por lo que la recibirás en tu buzón de correo habitual). A la derecha de este apartado, puedes crear nuevas plantillas de e-mail o seleccionar plantillas que hayas creado con anterioridad. De momento dejamos este apartado, dado que tiene bastante importancia y preferimos dedicarle un apartado propio en esta misma explicación más adelante.

Un poco más abajo podrás ver el apartado para añadir adjuntos al e-mail: en el recuadro se te mostrarán los adjuntos que escojas mediante los botones de la parte derecha. Existen dos formas de adjuntar ficheros al e-mail: desde equipo, y desde historial. La primera es la forma clásica de adjuntar, en la que buscas el fichero en tu equipo o en tu red, y lo adjuntas al correo. Sin embargo, en aGora cuando se adjunta un fichero de esta manera, se guarda en la base de datos de aGora para poder recuperarlo si posteriormente abrimos el email y queremos acceder al adjunto en cuestión. Además de guardarse en la base de datos, se añade al historial de adjuntos de la aplicación, que es donde entra en juego la segunda opción. La opción de adjuntar desde historial, por lo tanto, nos permite buscar un fichero que ya hayamos adjuntado alguna vez en el historial de la base de datos, para no tener que buscarlo de nuevo en el equipo (podríamos haberlo movido de sitio, eliminado por completo, no estar en el mismo equipo, etc.).

Finalmente, en la parte inferior tienes el editor, que te permitirá introducir todo lo necesario para redactar el e-mail. Tiene la gran mayoría de opciones disponibles para cualquier otro editor de correo, tanto a la hora de texto procesado como inserción de imágenes, formateo del texto, etc. Es posible incluso insertar directamente código HTML, si tienen alguna plantilla ya definida en ese formato. Para ello, basta con hacer clic en el botón inferior que indica "HTML", y sobreescribir el código existente con el de nuestra plantilla.

Finalmente, para terminar de cubrir el proceso de gestión de e-mail, te describiremos la creación de plantillas. Como hemos dicho antes, el apartado donde puedes escoger una plantilla existente o crear una nueva lo puedes encontrar al lado dela casilla de solicitar confirmación de lectura. Ahí puedes usar el botón "+" para crear una nueva plantilla, el botón "-" para deseleccionar la plantilla que tengas escogida en ese momento, o el botón de los prismáticos situado al lado para buscar una de las plantillas que ya tengas creadas.

La ventana de creación de plantillas es, en cierto modo, muy semejante a la ventana de gestor de e-mail normal y corriente, pero con ciertas diferencias fundamentales. La ventana tiene un espacio para incluir el asunto del mensaje, un apartado para poder editar el contenido del mismo, y la opción de añadir adjuntos, y todas estas funciones funcionan exactamente como en el gestor normal. Tiene también un apartado donde puedes indicar el nombre con el que deseas guardar la plantilla, de manera que posteriormente puedas identificarla con facilidad.

Las diferencias aparecen en el apartado de Tipo de plantilla. Este desplegable te permite escoger un destinatario (tipo de destinatario, mejor dicho) para estos e-mails, es decir, qué tipo de personas van a recibirlos. Estos tipos coinciden además con elementos que puedes dar de alta en la aplicación (alumnos, clientes, personal, solicitantes de información). Cuando escojas un tipo de destinatario, a la derecha verás que en el apartado "Campos combinables" aparecen, detallados, todos los campos que componen a un destinatario de ese tipo: por ejemplo, si escogieses que quieres enviar un e-mail a los alumnos de tu centro, en el apartado aparecerán todos los campos del alumno: nombre, apellidos, dirección, teléfono, NIF, etc.

El cometido de estos campos es ayudarte a personalizar la plantilla de modo que, aunque la plantilla sea un e-mail genérico, pueda mantener un cierto grado de personalización y cercanía. Estos campos son "comodines" que, en el momento de enviar el correo electrónico, se sustituirán por los datos del alumno al que va dirigido (según los tengas tu introducidos en tu base de datos). Por ejemplo, si hubieses puesto en el texto el nombre y apellidos del alumno, y estás enviado un correo a un alumno llamado "Jaime Peña Sánchez", allí donde hayas insertado el nombre y apellidos ese texto se sustituirá por "Jaime" y "Peña Sánchez" respectivamente. Puedes añadir los campos que necesites en la plantilla (sólamente en el cuerpo del mensaje, no en el asunto) pinchando en el que desees añadir y arrastrándolo hasta la zona del texto donde desees que aparezca. Cuando sueltes el ratón, el comodín textual perteneciente a ese campo se añadirá de manera automática.

Si en alguna ocasión necesitases modificar una plantilla que hubieses creado, puedes encontrarlas en la solapa Comercial, dentro del menú E-mails, bajo la opción "Gestión de plantillas de envío de e-mail". Allí podrás tanto editar plantillas existentes como crear nuevas, o eliminar plantillas que no desees (siempre que nunca las hayas utilizado para realizar ningún envío).

Una vez tengas preparado el e-mail que deseas enviar a tus destinatarios escogidos, no tienes más que pulsar el botón "Enviar" para que el programa se encargue de todo el proceso. Podrás ver un listado de todos aquellos e-mails que hayas enviado con la aplicación en la opción "Gestión de e-mails enviados", que podrás encontrar en la solapa Comercial, dentro del menú E-mails.

Esto sería todo por este aGora Workshop. Hemos visto cómo puedes utilizar la aplicación de aGora como gestor de correo para el centro, de manera que haga más fácil tu tarea comercial.