Los usuarios en aGora ERP

La gestión de usuarios de aGora es una herramienta con la que podrás configurar el nivel de acceso al programa. Nos servirá para restringir el acceso a los distintos apartados de la aplicación con el fin de proteger tus datos.

En todas las ediciones de aGora, el programa puede configurarse para permitir el acceso de toda aquella persona empleada por el centro que se desee que lo utilice. Para ello el programa tiene el concepto de Usuarios: cada usuario corresponde con una de las personas que van a hacer uso del programa, y tiene sus propias credenciales de acceso.

Puedes configurar los usuarios que desees desde el menú "Configuración" de aGora, en el apartado "Gestión de usuarios". Este apartado consta de 4 subapartados distintos, en cada uno de los cuales configurarás un aspecto distinto de tus usuarios.

Las cuentas de usuario

El primer apartado se denomina "Cuentas de usuario" y es donde crearás los diferentes usuarios que van a usar la aplicación, o editarás aquellos que ya tengamos creados. Para crear nuevos usuarios, basta con que pulses el botón "+" situado en la ventana y te aparecerá la ficha del nuevo usuario para rellenar con sus datos: el nombre de usuario que desees asignarle, la contraseña que deberá introducir para entrar junto con su nombre de usuario, una dirección de email personal para permitirle recuperar la contraseña en caso de olvido, y el empleado (de la base de datos de personal del centro guardada en el programa) con el que está asociado. En este último caso, si el personal no existe deberás crearlo.

Una vez terminado de crear, se te solicitará que indiques, de los Grupos de usuarios que ya existan, a cuáles quieres asignarle. Esto determinará, como verás un poco más adelante, qué permisos tendrá el usuario para ver y editar información en el programa.

Los grupos de usuarios

La segunda pestaña de la ventana se denomina "Grupos de usuarios", y te permite representar las diferentes categorías en que vas a reunir a tus distintos usuarios. Estas categorías, posteriormente, se asociarán con un conjunto de permisos, que determinarán qué son capaces de hacer los miembros de ese grupo y qué no.

Para crear un nuevo grupo de usuarios, sencillamente necesitas asignarle un nombre que sea descriptivo de la gente que va a englobar.

Acto seguido, es recomendable asignar a cada usuario de los que tienes creado a su correspondiente grupo de usuarios.

Para ello debes acceder a la tercera pestaña, "Asignación". En ella se te muestran los diferentes usuarios que has creado, y puedes desplegar cada uno de ellos con un doble clic encima del usuario deseado.

Una vez activado, verás un listado de los distintos grupos de usuarios que tienes creados, y deberás escoger a cuales de ellos pertenece el usuario escogido. Para ello, sencillamente haz doble clic en el grupo deseado y verás cambiar su indicador de rojo a verde. También puedes desvincular a un usuario de un grupo específico mediante el mismo proceso, cambiando en este caso su indicador de verde a rojo para indicar que ya no pertenece al grupo escogido.

Estableciendo permisos de grupos de usuarios

Por último, quizá la parte más importante: es necesario determinar qué permisos va a tener cada grupo de usuarios. Es decir, a qué partes del programa va a tener acceso un usuario que pertenezca a ese grupo, y cuando tenga el acceso, hasta qué punto puede editar la información en la aplicación.

En la cuarta pestaña, "Permisos", podrás configurar los permisos asignados a cada uno de los distintos grupos de usuarios. La interfaz es semejante a la usada para asignar a los usuarios a sus grupos. Sencillamente, para ver los permisos asignados a uno de los grupos, haz doble clic en el grupo de usuarios para desplegar sus permisos. Podrás ver el nivel de cada uno de los permisos mediante el indicador situado al lado del nombre. Este indicador puede variar entre 5 diferentes valores, dependiendo del nivel de permisos que tiene asignado el grupo para ese aspecto particular de la aplicación.

  • Sin permiso: El color rojo simboliza que un usuario de este grupo no tiene permiso en absoluto en esa parte del programa, y no puede por tanto ni ver ni editar la información allí contenida.
  • Sólo lectura (datos propios): El color naranja representa que un usuario de este grupo puede acceder y visualizar la información relacionada con ese apartado, pero no podrá editarla de ninguna manera, y solamente verá la información que esté directamente relacionada con él. Por ejemplo, un/a profesor/a que tuviese este permiso para el control de asistencias, podría entrar a ver las asistencias de clases que él/ella mismo haya dado, pero no las asociadas al resto de profesores.
  • Sólo lectura: El color amarillo indica que un usuario de este grupopuede acceder y visualizar la información relacionada con ese apartado, pero no podrá editar la información ni cambiarla en absoluto. A diferencia del permiso anterior, esto se aplica para todos los casos
  • Acceso completo (datos propios): El color azul representa que un usuario de este grupo puede acceder, visualizar y editar toda información relacionada con ese apartado, pero solamente la información que esté directamente relacionada con él. Por ejemplo, un/a comercial que tuviese este permiso para las solicitudes de información, podría entrar a ver y/o editar todas las solicitudes que tenga asignadas para sí mismo/a, pero no las asociadas al resto de comerciales.
  • Acceso completo: El color verde indica que un usuario de este grupo puede acceder y visualizar y/o editar la información relacionada con ese apartado. A diferencia del permiso anterior, esto se aplica para todos los casos.

Es recomendable que revises los permisos uno por uno para poder garantizar que cada usuario tiene sus accesos correctamente restringidos y evitar la modificación malintencionada o accidental de datos por una persona que no debería tener acceso a ellos. Cuando desees cambiar un permiso, sencillamente haz doble clic sobre el permiso concreto tantas veces como necesites para dejarlo en el permiso deseado.

Hecho esto, habrás terminado de crear los usuarios que van a utilizar la aplicación, y cada uno de ellos podrá, cuando inicie el programa, escoger su usuario del listado mostrado y mediante la introducción de su clave, entrar con el mismo, de manera que solamente tenga acceso a aquellas partes de la aplicación a las que necesite tenerlo.

Esto sería todo por este tutorial de aGora Workshop. Hemos visto cómo puedes configurar los usuarios de tu centro para que todos puedan acceder al programa, y cómo limitar su acceso para que cada uno de ellos solo acceda a aquello que necesita para trabajar.